一,档案数字化加工项目保密风险评估
承揽档案数字化加工项目时,应先对所承揽的项目进行内部风险评估制定《档案数字化加工项目风险评估表》(附表1),记录项目合同编号。项目名称、委托单位、项目保密责任人,项目参与实施人员、主要加工设备、作业时间地点,接受加工的档案类别及数量、密级、档案实体及数字化加工成果的交付情况等,确保全程可控可查。
二、档案数字化工作业务及过程管理
(一)档案接收
委托方向我方移交纸质档案时,我方应主动向委托方出示《档案数字化保密资质证书》。双方当面核对档案卷宗的数量,逐件逐卷检查,确认无误后双方在《纸质档案移交(接收)情况登记表》(表2)上签字,登记表一式二份,双方各执一份。切实做好纸质档案接收(移交)情况登记工作。
(二)安全保密工作培训
组织参与档案数字化加工项目的工作人员,在项目实施前进行安全保密教育工作培训,遵守有关操作规范和要求,制定落实各环节安全保密措施,明确岗位责任,防止对档案造成人为损毁。
(三)档案数字化工作流程
1、档案加工整理
(1)档案拆分
①每一宗档案拆开后,按原貌逐页打码,不能多打、漏打、跳打页码,顺序要连冠不能颠倒。
②打码位置:所有16开纸的在左边的纸打在左上角。右边的纸打在右上角位置。A3或8开的一面只打一个号码在右上角,报刊页码打在刊头的右上角位置,大幅图纸及其它大纸张材料打在右上角位置。
③如果有贴页(如在一大张纸上贴多张身份证),每张贴页要打号,号码要打在贴页及被贴页的中间当骑章使用。如有骑缝章。可直接打在右上角空白处,
④卷内备考表不打页码。
⑤空白页取出。
⑥所有页码以1为起始页。
(2)档案录入
①以纸质档案为准。
②每份文件为一条目录,需要承前启后,不能从中间分开成两份文件。
③需要根据纸质档案把系统中的档案信息,权属人。卷内目录等信息补录完整。
④目录的标题以文件名为命名。报纸文件命名报刊。不好命名的文件命名为附件。不清楚地方请咨询项目经理。
⑤繁体字,生僻字处理方式:请咨询项目经理。
(3)图片扫描
①一宗档案分三个文档扫描:卷皮,卷内、卷内备考表。
②要求扫描的图片要清晰,整页完整不能有折角,图片放正后才开始扫描。
③扫描顺序与纸质档案的页码应相一致。
④发现大幅图纸请立即向项目经理报告。
⑤报刊的扫描方式:要扫描到报刊名称,刊期、版面及所需的内容。
⑥如发现纸质档案太薄,扫描后会透光的处理方式:在文档后面加张复印纸。
⑦如发现扫描档案有破损请立即向项目经理报告后处理。
(4)图片处理
①框外黑边(需注意不能把页码裁掉)、纠偏角度。
②检查目录是否有错别字。
③检查图片是否清晰。
④生成新的卷内目录图片,图片名称如:0008page1jpg。
(5)质量检验
①档案数字化加工任务完成后,工作人员应记录数据关联后的页数,核对每一份文件关联后的页数与档案整理,扫描时填写的页数是否一致,不一致时应注明具体原因和处理办法,检查所有图片与纸质档案是否一致(包括图片质量、顺序)。
②全部完成后,打印卷内目录,放在纸质档案最上面。
(6)档案装订
①按页码顺序排好后。
②检查纸质档案是否是正面。
③将大纸张档案(8开或A3)用手风琴式折好。
④不能装订到内容。
⑤不能装订的资料放在后面(如图纸等)。
⑥装订线以档案中心为中孔三点一线打活结。
⑦所有的档案在加工过程中出现的问题,应写在加工记录单上。
三、档案实体、数字化加工成果及其它载体归还
(1)档案数字化加工完成后,数字化成果必须通过技术检验,确保无病毒、木马,并验证有效后,方可按要求移交并储存到规范的档案信息系统数据中。
(2)由组长将档案实体及全部数字化加工成果,使用过的存储等信息载体交项目经理,经检查确认档案齐全,完整,方可转交给委托方,不得擅自留存、复制,不得利用互联网等公共网络传递交付。
注:在档案数字化工作过程中,必须针对档案的裁体情况和质量状况,选择适宜的数字化加工技术和设备,最大限度延长档案的寿命。